Gemeenten in transitie

Evenement     :           Dag van de Gemeente

Datum             :           28-11-2013

Locatie            :           De Baak in Briebergen (See more at: http://www.debaak.nl/)

Onderwerp     :           Regiegemeente in de netwerksamenleving (in transitie)

Status             :           Concept

--------------------------------------------------------------------

Tijdens deze 3e editie van de Dag van de Gemeente stond de toekomst van gemeenteland centraal. Dagvoorzitter Raymond Eilander opende deze dag met een inleiding: hoe ziet de gemeente van de toekomst eruit? Wat voor invloed zullen de aankomende decentralisaties hebben op jouw takenpakket? En welke competenties kun je hiervoor ontwikkelen?

Thema's:

• Organiseren in de netwerksamenleving
• Leren in de netwerksamenleving
• Innovatie in de netwerksamenleving
• Leiderschap in de netwerksamenleving
• Beleid in de netwerksamenleving

De eerste spreker was Jules Koster (Director Baak Management Development) over ontwikkeling en innovatie.

Hij legde met behulp van het punten vergaarspel X-Y uit dat verdeeldheid om hoger te kunnen scoren geen goede leidraad was to samenwerking. 4 groepen moesten in 10 rondes een keuze aangeven: X voor winstpunten en Y voor verliespunten. De 'winst' lag dat daar waar groepen consequent elkaar vertrouwden en zich (uit solidariteit) aan de afgesproken voorkeur hielden. De belangrijkste conclusie werd aan het einde van het spel getrokken: iedereen wint als iedereen voor het gemeenschappelijk doel gaat. Een open deur maar daarom niet minder waar.

Persoonlijk vond ik het X-Y spel een beetje gekunsteld. Er leek aan het begin en tijdens het verloop weinig logica in te zitten. Gaandeweg werd de bedoeling wel duidelijk maar ik kreeg het gevoel dat, om dit punt te maken, er ook een helderder methode (beter te doorzien) moet zijn te ontwikkelen. Ik meen wel dat er veel tijd en energie in het spel is gestopt om het in deze hoedanigheid (logaritmen ed) te ontwikkelen dus de intentie is prima.


-------------------------------------------------------------

De tweede spreker was Erik Gerritsen (Bestuursvoorzitter - Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam) waar de aanpak van ongetemde problemen in het sociaal domein werden besproken.

Erik is bijzonder welbespraakt en schakelt enorm snel. Hij vroeg aan het publiek willekeurig een aantal onderwerpen te roepen die snel op een fly-over werden geschreven. Aan de hand hiervan hield hij een betoog hoe hier het beste in de praktijk mee om te gaan, best wel knap. Uitgangspunten van dit debat waren o.a. 'wat zijn de grenzen, waar doe je goed aan?' Bv wanneer plaats je een gehandicapt kind buiten de deur? Doe je dit te vroeg dan werkt dit traumatisch voor het kind. Er zijn in de Gemeenten ook heel veel spelers, waar in de nieuwe situatie niemand echt de baas is.

Vastgesteld werd dat de oude manier van denken niet meer werkt. Dit was topdown (leiding van bovenaf naar beneden met subsidies) en wordt buttom up, gezamenlijk naast de burgers naar boven toe verbetering creëren. Ook werd bureaucratie als de oude manier van werken en denken aangehaald. Er zit nog teveel bureaucratie in ons (Gemeente), er is nog de neiging te veel zekerheid en duidelijkheid in te bouwen, dit om zaken te proberen te beheersen. De opzet is juist om meer bureaucratie af te bouwen, meer transparantie in te voeren. Pas dus op met zaken 'dicht te regelen', dit geeft in de praktijk enorme vertragingen vanwege onderzoeken enz. stelt hij.

Een ander topic was: 'hoe krijg je een maatschappelijk gedeeld standpunt?' De beste manier was om alle betrokken partijen (zowel positieve als negatieve invloeden) aan tafel te halen en met ze te gaan praten. Dit kan bv bij probleemgezinnen. Maak het concreet, dan ontstaan er veel meer openingen, begrip en inzicht voor elkanders situatie.

Durf ook te beginnen: 'First act, then Reflect' met andere woorden gooi het open en zie waar je op uit komt, je kunt het altijd nog bijsturen. Nog een open deurtje maar wel een goed punt: 'pak het aan bij de bron en werk je dan een weg naar buiten'.

Daag mensen uit! Laat mensen (ambtenaren) ook invoelen wat het probleem is. Ga die wijk in, praat met die mensen, open deuren om het beter te kunnen begrijpen. Uiteraard werd er ook opgeroepen hier niet in door te slaan en valkuilen te vermijden. Wanneer je mensen (professionals) te veel ruimte geeft weten ze het op een gegeven moment ook niet meer en werkt het mogelijk averechts. Dan vervalt men weer in het creëren van bureaucratie om houvast te verkrijgen. Die voortdurende dialoog is dus belangrijk.
  
Hoe bewaak je nog de kwaliteit bij bezuinigingen? Geef mensen (professionals) vertrouwen en verantwoordelijkheid en laat ze participeren. Dan controleren ze zelf ook de kwaliteit.

Is er nog wantrouwen bij partners? Creëer 'pilots', probeer een project eerst uit, geef het een proeftijd van 6 maanden en kijk hoe het zich ontwikkelt: dit maakt zaken handelbaarder en toegankelijker, ook voor de participerende partij.  

Last but not least heeft Erik meegewerkt aan het tot stand komen van het boek 'Ken de Praktijk' en dit is voor 7,50 Euro te bestellen. http://www.bjaa.nl/bestel-het-boek-ken-de-praktijk

Meer info op: www.slimmeoverheid.nl (Note: website is sinds twee jaar terug niet geüpdate?!).  

--------------------------------------------------------------------------------------------

Hierna volgde de lunch en een aantal workshops. I.v.m. persoonlijk energiemanagement besloot ik niet bij workshops aanwezig te zijn en ben ik buiten gaan wandelen om de Gemeente Driebergen 'geografisch' te verkennen.

Workshops
- de Gemeente Safari
- Zap sessie overheidsparticiatie
- Disney Rooms
- Regisserend Leiderschap

Meer info op www.debaak.nl

----------------------------------------------------------------------

De derde spreker in het eerste middagdeel was Jan Fraanje (Gemeentesecretaris Boxtel), expert op het gebied van innovatie binnen de overheid. Dit ging over de nieuwe ambtenaar: aan het werk in de netwerksamenleving.

Jan is een man naar mijn hart, veel van zijn tips blijken voor mij zeer herkenbaar en bijzonder logisch. Ga uit van je eigen kracht, dienend leiderschap (als een navigator-aanv. RS), KING (Kwaliteit Instituut Nederlandse Gemeenten), intrinsieke motivatie, we zijn op weg naar een doorbraak, heb lef, zo maar een paar genoteerde punten. Ik heb de meeste niet eens genoteerd omdat ze voor mij glashelder waren, waarvoor excuses.  

Jan vertelde dat hij ooit een kritische brief aan het Ministerie had geschreven, iets wat als ambtenaar 'not done' is maar wel de nodige resultaten opleverden. Waar het inhoudelijk precies om ging is mij ontgaan maar dit is ook niet zo belangrijk: 'heb lef' was zijn boodschap, 'durf iets te forceren, ook al krijg je af en toe de deksel op je neus.'   

In het eindgesprek met het publiek kwam nog een belangrijk element aan de orde. Iemand stelde grote vragen bij het feit dat een aantal 'oudere' ambtenaren al zolang op een functie zitten dat zij feitelijk die slag naar de nieuwe ambtenaar, die met veel elan de wijk in gaat en alle facetten van zijn functie moet aanspreken, niet meer kunnen maken. Maar deze mensen hebben wel competenties. Zo kan een oudgediende bv. heel goed teksten schrijven. Het voorstel was dus deze mensen niet perse te doen omvormen maar hen bewust te maken van de nieuwe kaders en men binnen die nieuwe kaders duo's kan vormen waar men elkanders tekortkomingen aanvult. Zo maak je van een mogelijk zwak punt bij een transitie een krachtige tool tijdens en na de transitie. Goed gezien en 'omgebogen', mede door de dagvoorzitter!   

Meer info:

www.waarstaatjegemeente.nl

http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/rapporten/2013/09/02/de-digitale-zelf-redzaamheid-van-de-burger-ondersteuning-bij-de-digitale-overheid-2017.html

http://www.kinggemeenten.nl/king-kwaliteitsinstituut-nederlandse-gemeenten/e-dienstverlening-verbeteren/keurmerk/presentaties-ateliersessie-20-september-2013/workshop-digitaal-2017

http://www.kinggemeenten.nl/king-kwaliteitsinstituut-nederlandse-gemeenten/over-king/blog-archief/2013/de-kracht-van-het-collectief-stem-v%C3%B3%C3%B3r-op-29-november-2013

-------------------------------------------------------------------------------------

De vierde en laatste spreker(s) waren Alaa Abdulfatah (Binnenstadsmanager gemeente Delft) en Marcel Schram (Directeur verzamelcentrum Delftstede) over het elkaar Vinden en Verbinden.

Alaa vertelde over haar passie, het volgen van haar hart en intuïtie, die haar vlak na het aanstellen van haar functie deden besluiten om een voorstel vergaderingen (met deelneming van hoge functies) gewoonweg te schrappen. Tot haar eigen verwondering werd dit gehonoreerd. In plaats van de reguliere vergaderingen worden er nu regelmatig netwerkdagen en avonden georganiseerd, waar de Gemeente Delft zowel burgers, ondernemers en eigen ambtenaren voor uitnodigt. Ook zijn er regelmatig lezingen van spraakmakende en vooruitstrevende visies, die iedereen dienen te prikkelen om zaken anders te benaderen, nieuwe ideeën en inzichten te verkrijgen, elkaar energie te geven en synergie te creëren.

Als voorbeeld werd er een filmpje getoond van Stichting Delftstede, een verzamelcentrum voor ondernemers waar Marcel Schram de directie voert. Hier is te zien hoe de samenwerking verliep tussen het bedrijf en de Gemeente Delft waarbij het werken aan het nieuwe vlakbij gelegen spoor en tunneltraject een duidelijk struikelblok leek te worden. Door goed met elkaar te communiceren is het gelukt om een tussenweg te vinden waarbij de onderneming weinig tot geen hinder van de projectwerkzaamheden ondervond en de exploitatie op peil bleef. Veel van de nodige communicatie kwam tot stand via de genoemde netwerkdagen.

Marcel zei hierover: 'Ik heb niet alleen als ondernemer de Gemeente hier regelmatig over de vloer gehad maar ik ben ook de Gemeente zelf binnen gehaald. Mij werd verzocht aan lunches en netwerkavonden deel te nemen waar de personen die ik nodig had zo aan kon spreken. Dit gaf hele korte lijnen en voortvarende resultaten. Voor mij was dit een openbaring vergeleken bij eerdere ervaringen die ik had bij andere gemeenten zoals Rotterdam. Hier was men veel minder toegankelijk en duurde het regelen van zaken veel te lang, daar kun je als dynamische ondernemer echt niet meer op wachten.'

Alaa gaf aan dat ze voor initiatieven gaat met een visie, veelal met een baanbrekende aanpak. Die visies worden aangeboord door te adverteren in kranten en andere (social) media om burgers te vragen met initiatieven te komen. Ze legde ook uit dat het twee jaar geleden ingezette traject om te netwerken i.p.v. te vergaderen toentertijd enorm 'vernieuwend' was. Inmiddels is het al een begrip geworden in Delft en omstreken: 'elkaar vinden en verbinden is een key-issue.'

Marcel vulde met een knipoog nog even aan: 'Ik vindt in de vrouwelijke ambtenaar sowieso meer bereidheid tot verandering, het lijkt wel of vrouwen hier veel meer voor open staan.' Deze opmerking werd met applaus ontvangen door de, in ruime meerderheid aanwezige, vrouwelijke ambtenaren in de zaal.  

In het slotdebat werd er door enkele aanwezigen op de tribune geconstateerd dat de beaamde nog aanwezige stroperigheid bij andere Gemeenten in feite een trieste constatering is. Er werd gesteld dat ego's veelal goede veranderingen in de weg staan. Stof tot nadenken dus.

Alaa werd gecomplimenteerd met het tonen van haar lef door haar eigen 'geluid' te volgen. De positieve dag werd dus met een aanstekelijk geluid afgesloten, dat het echt anders en beter kan, en dat de weg naar verbetering in ieder geval is begonnen.

Meer info: http://www.delft.nl/Inwoners/Wonen_en_leven/Wonen/Delftse_wijken/Binnenstad/Nieuwsbrief_Binnenstad/Binnenstad_maart_april_2013/Verbonden_bij_de_binnenstad

------------------------------------------------------------------------------


Conclusie ondergetekende:

Al met al was het bijzonder prettig om als 'buitenstaande' burger deze ambtelijke themadag mee te maken. Tot mijn verwondering blijkt bij de Gemeenten het besef doorgedrongen te zijn dat een transitie in de manier van werken en denken noodzakelijk is. Was het huidige beleid meer gericht op wantrouwen, het nieuwe beleid is meer gericht op vertrouwen, een significante omslag.

Feitelijk is niet alleen het woord transitie meerdere malen gevallen, er wordt gewoonweg onderkend dat we er ons middenin bevinden. Wat mij betreft is dit opmerkelijk omdat, via enkele voortrekkende bewegingen (Zeitgeist Movement, Free World Charter enz.), ik tot nu toe gewend was de nodige sceptici aan te treffen tegenover mogelijke alternatieve maatschappelijke modellen. Tijdens enkele gesprekken in de pauzes kon ik niet anders concluderen dat men grote inhaalstappen aan het maken is en men zich zeer bewust is van de keuzes die we moeten maken, ook naar een ander model t.a.v. de groeigrenzen van de aarde. Een bijzondere gewaarwording dus dat de mensen om ons heen echt wakker beginnen te worden en dit bedoel ik allerminst denigrerend. Ieder persoon heeft zo 'zijn' tijd nodig.  

Ik stel vast dat de verandering in mindset die wij als 'Zeitgeisters' graag globaal zouden willen zien nu op bedrijfsmatige niveaus reeds  aan de gang is. M.a.w. de verandering bottom up begint duidelijk serieuze vormen aan te nemen. Saillant detail is dat dit door het vastlopen van het huidige economische systeem komt. Door het vastlopen dient de Overheid te bezuinigen. Een deel van die bezuinigingen wordt doorgeschoven naar de Gemeenten. Ergo is men hierdoor noodgedwongen zaken anders te benaderen, regels en bureaucratie te schrappen, efficiënter te werken en dit jaagt de transitie aan. Mijn stelregel was 'dit geld/schuldensysteem eet zichzelf op' maar mogelijk kan dit herzien worden naar 'dit geld/schuldensysteem heft zichzelf op'. Het creëert in ieder geval bewustzijn, een groot goed.   

De gemeenten worden zich er in ieder geval bewust van dat men door de dialoog met de burger aan te gaan, meer ideeën en behoeften kan realiseren, zij aan zij, met de Gemeente meer als 'sturende' en goed luisterende partner. Samen de problemen oplossen. Participeren en elkaar aanvullen, versterken. Iets wat ik onlangs heb mogen ervaren door 'out of the box' ideeën via de KNAW (Koninklijke Nederlandse Academie voor Wetenschappen in Amsterdam) te delen. Overheden en ambtelijke apparaten reiken via verschillende kanalen de hand aan de burgers. Ik stel voor dat we deze hand met volle overgave aanpakken, mede omdat we elkaar eenvoudigweg nodig hebben.

Ps: dank aan mijn broer Marcel en de Gemeente Delft, met name Allaa Abdulfatah dat ik er bij kon zijn. Het heeft wederom enkele nieuwe inzichten opgeleverd!     

Robert Schram

Auteur & Visionair